公司采购管理制度 采购部规章管理制度与工作流程

公司采购管理体系(采购部门规章制度和工作流程)。

一、总则

为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。所有采购人员和相关人员应根据该系统开展工作。

采购部门应根据公司的采购要求、库存原材料的种类和数量、材料的供需情况、供应商的交货时间和供货率、运输时间，科学确定采购时间、批次、批次和报价，以保证材料的及时供应，确保公司的可持续经营和采购的最佳经济效益。

第二，目的。

1.作为采购部工作的规范性依据。

2.作为公司领导评估采购部工作绩效的衡量依据。

3.它是采购部人员工作中相互监督和合作的基础。

三.采购部的工作职责。

1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭持家，注重职业道德。

2.建立物资采购供应渠道，为深圳生活网选择最佳供应商。建立稳固可靠的供应基础，不断寻找新产品、新材料的供应商，收集数据并加以开发，确保材料的不间断供应。

3.买家在工作中要多跑路，多比较，多总结，边实践边学习，不断提高自己的采购业务水平。

4.负责物料订货和发货控制，积极跟踪未完成的采购物料和零件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能按期保质保量完成。

5.加强与材料使用部门的联系，控制各部门所需的各种材料，确保生产和销售的顺利进行。

6.物资采购中出现质量和数量异常时，应立即采取应急措施，并与相关部门协商。

7.每年评审原合格供应商，淘汰不合格供应商。

8.及时跟踪市场价格变化和原材料质量，提高产品质量，降低采购成本。

9.对于大宗材料采购，必须要求供应商提供资质证书。严禁采购不合格材料。同时，应监控材料的使用情况，以控制不合理材料的采购和浪费。

10.与供应商等部门协调，协助检验部门做好进货和检验工作。

11、定期汇总采购数据，协助会计进行成本核算。

12.积极参与应急和临时采购。

13、完成领导交办的其他任务。

四.采购原则。

1.询价比价原则。

货物必须由三家以上供应商报价，在综合权衡质量、价格、交货期、售后服务、信誉、客户群等因素的基础上进行综合评估，最终价格需与供应商进一步协商，临时紧急采购除外。

2.一致性原则。

买方订购的物品必须符合请购单中列出的要求、规格、型号和数量。当市场条件不能满足申购部门要求或成本过高时，采购人员应及时反馈信息，供申购部门变更申购或参与。特定条件下的数量不能与请购单完全一致的，经审核后差额不得超过请购单的5-10%。

3.低价搜索原则。

采购人员可以随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。

4.诚信原则。

(1)自觉维护企业利益，努力提高采购商品质量，降低采购成本。

(2)廉洁自律，不收受礼品、贿赂，不收受餐费，不接触供应商。

(3)严格按照采购制度和程序办事，自觉接受监督。

(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

(5)工作认真，不出错，不要因为自己的工作失误给公司造成损失。

5.招标采购原则。

对于大宗或经常使用的货物，企业管理、财务等相关部门应通过协商谈判或招标的形式参与，在一定时间内(一年或半年)确定供应商和价格，签订供货协议，简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场快速变化的商品，除了缩短投标间隔时间外，还要及时了解市场情况，调整采购价格。

6.审计监督原则。

采购人员应自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和询问。采购人员在采购过程中如有违纪违法行为，公司有权依据《公司员工奖惩制度》等对相关人员进行处罚。，甚至追究他们的法律责任。

动词 verb的缩写采购流程

(一)购房申请及审查。

1.请购负责人应根据生产或经营的实际需要、库存管理基准、物料预算和库存情况，开立请购单。请购单应注明名称、规格、型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。涉及技术指标的，应注明相关参数和指标的要求。采购数量应满足每周使用的要求，部分情况除外，但一次不得超过每月采购数量。

2.如果需求日期相同，且货物由同一供应商供应，则采购部门应以附在请购单上的清单和多个项目的形式提交请购单。

3.《请购单》由各部门领导审核，总经理签字批准后，报采购部采购。各评审阶段如对采购申请有异议，应及时将意见反馈至采购申请部门。

4.紧急采购时，采购部填写《紧急采购申请单》并在“说明栏”注明原因，快递送达；采购部收到紧急采购申请后，应优先考虑。

5.如公司生产生活急需物资，可通过电话或其他形式向公司总经理口头审批，征得同意后报采购部。签字确认程序将根据采购流程在后期完成。

6.如果货物不能按照采购部门的需求日期到达，采购经理应及时反馈给采购部门。

(2)请购和提交。

1.请购单经总经理批准后，请购部指派专业人员陪同采购，防止采购失误；采购部专业人员只对采购的材料进行检验，不为采购经理指定供应商。

2.如果采购部门无法指定专业人员陪同采购，则在提交请购单时，应与采购负责人详细沟通采购物资的规格、参数等技术指标，确保采购物资的准确性。

(3)请购单的取消。

1.请购单取消时，采购部应立即通知采购部停止采购，同时在请购单(采购)上加盖红色“取消”戳记，并注明取消原因。

2.采购部门完成注销后，会将原请购单退回采购部门。

3.如果原请购单无法取消，采购部应及时通知原请购单部门。

(4)采购作业的处理期。

采购部门应根据采购区域和市场供需情况，分类制定商品采购作业的加工周期，并通知相关部门参考。如有变化，应立即纠正。

1.对于单项采购预算在1万元以下的零散采购项目，如无特殊材料，采购周期不得超过5天。

2.单次采购金额预算在10000元以上20万元以下的项目，由采购部进行比价采购，采购周期不超过15天。

3.单项采购金额预算在20万元以上100万元以下的项目，由采购部门自行招标，采购周期不超过40天。

4.单项采购金额预算超过100万元的项目可委托招标公司进行招标，采购周期不超过60天。

(5)询问。

1.采购经理收到《请购单》后，根据请购案件的优先顺序进行询价并填写《询价记录表》，参考市场情况、以往的采购记录或厂家提供的资料，按照低价原则进行采购。

2.采购部接到采购部电话联系的紧急采购案例时，主管应立即指定经办人员先询价协商价格，收到请购单后，按一般采购程序优先处理。

3.询价前，认真审核请购单的名称、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，出现问题及时与请购部沟通。

4.所有采购项目必须直接向制造商或服务提供商查询，原则上不得通过其代理或各种中介机构进行查询；除经批准可电话询价外，分析后需选择3家以上供应商进行比价或议价。

5.如果制造商引用的规格与采购材料的规格略有不同或为替代品，采购经理应附上材料并在请购单上注明。只有在用户部门或采购部门批准后，采购过程才能继续，并应尽可能提供样品供用户部门确认。

6.样品供应和确认:

(1)如需提供并确认样品，需确定送样周期，由采购经理跟踪。收到样品后，第一时间送到需求部门确认。必要时，应与财务部等部门相关人员共同确认。

(2)对于需要保存的样品，应密封样品以备日后比对。

7.对于相同的规格和技术要求，应针对不同的品牌进行询价；向至少5家供应商询价。

8.比价采购或招标采购应采用详细的询价单或完整的招标文件格式进行询价。

9.采购经理在询价过程中遇到特殊情况，应及时向上级请示汇报。

(6)价格比较和讨价还价。

1.收到供应商第一次报价或开标后，向公司领导汇报情况，并设定议价目标或理想投标价格。

2.对合格供应商的价格水平进行市场分析。无论其他厂商的价格是否最低，报价的综合条件都比较突出。

3.了解供应商报价是否含税，深圳生活网应确认供应商是否可以开具增值税专用发票，对可以开具增值税专用发票的供应商给予优先考虑；确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量。

4.邀请进行比价采购或招标采购的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成我公司要求的材料和项目；对于重要项目，要通过一定的方法对目标单位的实力和资质进行验证和审核，比如实地考察，了解供应商各方面的实力。

5.参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。

6.除固定资产外，单项采购金额在1万元以下的项目可自行采购；对于单项采购预算在1万元以上的所有项目，应邀请至少5家供应商参与比价或招标采购；单笔采购金额预算在20万元以上100万元以下的项目，由采购部邀请，公司相关领导参与监督；对于单笔采购金额、预算价超过100万元的项目，由公司领导决定是否委托第三方机构进行招标。

(七)价格比较和议价结果汇总。

1.比价议价汇总前，需报公司相关领导，征得同意后方可汇总。

2.比价议价结果汇总应列出报价、工期、付款方式等价格条款，列出拟选择的单位及选择理由，并按一定顺序逐一审核。

3.比价议价结果未通过公司领导审核的，予以修改或重新处理。

(8)选择供应商。

采购人员应建立供应商信息台帐，并及时改进和更新，供应商应从以下几点中择优选择:

(一)有合法的经营主体；

(2)具有相应资质的供应商；

(三)信誉良好；

(4)质量、交货期、价格、服务等条件良好。

(9)签订合同。

一旦购买条件达成一致，双方可以将协议的细节、权利和义务记录在书面协议中并签署合同，以获得法律保护。采购合同通常由三部分组成:主要条款、基本条款和附件。

1.主要条款包括合同双方的名称和地址、深圳生活网、合同号、法定代表人或代理人姓名、合同份数、有效期、签订时间和地点、合同双方签字盖章。

2.基本条款注意事项。

(1)采购货物和工程的名称、规格、数量/工程量、单价、总价和合同总价，以及清单、技术文件和确认图纸是合同的组成部分；

(2)质量条款应关注产品的技术标准，明确规定供应商对产品质量的条件、期限和检验期限，规定完整产品对配件的质量要求；

(3)在缺陷责任条款中，买方应协商采购材料的质量保证期，并考虑由谁支付与处理缺陷项目、包装和将项目运回供应商相关的费用和附带费用；

(4)注意价格条款中的货币单位，如果涉及国际采购，注意汇率的变化。

考虑汇率变化对合同的影响；

(5)关注采购物料的包装标准。产品包装应按标准或专业标准进行；未使用或专业标准的，可根据双方约定的包装标准在合同中载明；

(6)外购材料的验收标准按规定的计量方法执行，特殊情况按合同规定的计量方法执行。质量验收采用的质量标准和检验方法必须在合同中明确规定，并说明检验地点和提出异议的期限。

3.买方在签订合同时的注意事项和规定。

(1)如果涉及技术问题和公司机密，买卖双方都应注意保密责任；

(2)起草合同条款时必须将各种风险降到最低；

(3)为防止合同工程量被无依据地增加或追加，要求供应商在包装和采购时提供分项报价表。

(4)当货物订购量大、价值高或难以清点时，必须邀请厂家派代表到现场协助清点；

(5)质保期必须明确何时开始，应要求厂家尽可能延长产品的质保期；

(6)明确发票的种类、开具时间和要求；

(7)不同的合同约定不同的付款方式。例如，在设备合同中，付款金额、付款时间和付款条件应按预付款、验收付款、调试服务付款和质量保证的顺序规定。

(8)与初始合作单位合作时，少付或不付预付款；

(9)供应商通过送样审查后，采购部与选定的供应商签订合同。

(10)只有在对比价和投标汇总表进行巡查后，才能签订合同；

(11)签订合同时，应按照合同审批表的格式对合同初稿进行检查和签署；

(12)合同经审查批准后，由公司领导签字并加盖公司合同章后生效；

(13)所有签署的合同应及时提交给财务部门。

(14)当交易中出现争议时，应按批准的合同条款处理。

(15)合同应明确交货期限、交货地点和交货方式，并明确具体交货日期，是一次性交货还是分批交货以及每次交货的数量；

(16)合同必须明确付款方式和结算时间及条件。对于高价值合同和长期合同，要谨慎，尽量采用定期付款和分期付款；

(17)合同应禁止供应商将订单分包给其他单位。确需分包的，应当在合同中明确约定；

(18)一般采购合同签订后，采用不变原则。但如因操作失误而无法确认原始技术数据，或因制造条件变化导致卖方未能履行合同，或按成本价签订合同且价格有必要修订，则在合同终止对买卖双方均不利时，可通过协议修改合同；

(19)履行期间，因自然或人为灾害或其他不可抗力因素，一方丧失履行能力的，买卖双方均可请求解除合同；发现供方报价不真实，牟取暴利，或者严重损害利益，或者在履约监督过程中发现因存在严重缺陷导致合同无法履行，或者发现存在经调查核实的违法行为，采购人可以要求解除合同；

(20)合同应明确约定违约条款和违约金，违约责任必须详细具体；

(二十一)合同应当明确约定解除合同的赔偿责任。

(10)下采购订单。

1.采购经理收到批准的请购单后，应确认采购需求，熟悉材料项目，确认价格、质量标准和材料需求，然后再下采购订单，并制定订单规格。

2.订单规范应附有必要的图纸、技术规范和检验标准。

3.订单编制完成后，可以按照标准订单格式，按照采购订单的相关参数(物料名称编码、单位、数量、单价、总价等)制作物料采购订单。)，交易条件、交货日期、运输方式、付款方式必须明确。批量交货时，采购经理应在《材料采购订单》上签署“批量交货”以供识别。

4.审批采购订单时，要注意合同是否与采购环境中的物料描述一致，所选供应商是否合格，价格是否在允许价格范围内，到货日期是否符合订单计划的要求。

5.采购订单签署后，采购经理应及时跟进订单进度，必要时联合其他部门督促订单。

6.如果采购材料的需求因生产计划的变更而发生变化，应及时向供应商发出订单变更通知，使供应商能够及时变更生产计划。

7.紧急订单很容易造成质量下降、价格上涨等损失。平时采购部要配合其他部门制定库存管理和生产计划，避免紧急订单。

(11)采购进度控制。

1.为确保按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟进，以确保货物(材料)能及时供应，并用《采购进度控制表》控制采购作业进度。

2.如果采购经理未能按照既定的时间表完成工作，应填写《时间表异常响应表》，并注明“异常原因”和“预定完成日期”，提交主管核实后转采购部门，然后根据采购部门的意见制定对策。

3.如果采购的货物(材料)不能在预定时间内交货，应主动联系供应商加快交货，确定新的交货日期，并打开“进度异常响应单”，注明异常原因和处理对策，通知采购部门，并根据采购部门的意见进行处理。(十二)检验和入库。

1.符合质量检验和申请条件的合同标的，应在第一时间提交质量检验部门进行质量检验和验收；验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。

2.如果供应商已履行合同，采购部应及时通知质检部验收；

3.质检部收到采购部的检验通知后，应及时提交检验，并出具检验结果证明。质检部门对质检延期或生产部门无法入库的情况负主要责任；

4.合同标的物交付公司后，采购部应及时通知采购部，采购部应及时安排卸货和搬运；

5.对于质检部门未及时验收的合同标的物，仓库收到发货清单后作为临时材料验收；

6.经质检部门验收合格的产品仓库应及时入库，并及时出具入库清单；

7.外加工件按原材料入库；

8.质量检验合格后，固定资产和服务按照公司财务规定入库。

(13)对账和付款。

采购的货物(材料)入库后，经采购主管、财务、总经理批准后，采购经理凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。

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