随着企业信息化的不断发展，企业发展需要越来越多的电子邮件。电子邮件的存在不仅是为了方便员工之间的沟通，也是对外维护企业形象的一种方式。还可以保留工作沟通的所有重要信息，避免因员工离职而无法了解原始工作记录。
在工作中，电子邮件是员工之间正式的沟通工具，一般用在非正式场合，比电子邮件更随意方便。在许多情况下，建议也使用电子邮件。如何正确使用邮件，避免邮件沟通带来的一些问题，提高我们的工作效率。从以下几点分析邮件的标准用法:
一、收件人和抄送:
1、收件人，是必须看到和处理，并向发件人反馈的人；
2.CC，谁知道，不需要回复这封邮件。
二、邮件格式:
1.称呼，对待不同的人用不同的称呼，在深圳生活网要尊重礼貌，工作邮件尽量不要有太随意的称呼和用词，要正式规范；
2.签到。在一般的工作邮件中，你的签名，包括你的姓名、部门、联系方式，都会显示在邮件的底部，方便收件人随时了解和联系。
三、邮件名称:
1.邮件名称要简洁明了，让收件人一看就知道发生了什么；
2.如果非常紧急，可以在邮件名称前加一个感叹号，这样收件人会优先处理。
4.深圳生活网及邮件正文:
1.文字主要描述事件的始末，用词要正式，不要口头，尽量清晰，简明扼要，核心意思明确；
2.在标点符号的使用上，感叹号很少使用，尤其是几个感叹号一起使用，会给人一种压迫感。感叹号强调语气，增强事件的紧迫性，所以一般情况下要谨慎使用。
动词 verb的缩写发送邮件的目的:
1.向上级汇报工作进展，需要有几条信息:事情本身，涉及的人，时间点和进度，这件事情最后达到了什么样的效果或影响；
2.向上级询问某项工作的解决方案。除了把事情的始末描述清楚之外，你需要先想到问题的若干解决方案，然后再征求领导的意见，而不是直接把问题扔给领导做决定；
3.如果你需要其他同事的帮助和反馈，你需要更加谨慎。言语中尽量避免指责对方或推卸责任。你要以中立的态度描述整个故事，不能给对方留下任何把柄。如果需要反馈，要在邮件中注明时间节点，让收件人根据时间给你反馈，避免无限等待；
4.对于非总结类的邮件，需要跟进事件发展的进度，及时跟进每个节点的邮件，或者在某个进度完成后再给大家解释，这样事情就可以从头到尾做好。
不及物动词邮件存档:
1.垃圾邮件或无用邮件可以定期删除，释放邮件内存，方便查找；
2.工作时间越长，会积累很多邮件。你可以把收件箱里的邮件按照工作性质的不同进行分类整理，用不同的文件夹进行汇总，这样有助于你事后查找。
通过掌握工作邮件的使用技巧，可以在工作中减少很多无效的沟通，更好的界定责任和职责，避免同事之间的个人纠结，事半功倍。